Reunion 13 mar 2026 · Pedro, Daniela · 51 min

Legalizacion
Comercial

Proceso de formalizacion del cliente, desde el SI hasta la vinculacion fiduciaria. Mapeo del flujo actual y plan de automatizacion.

01

El Problema

Datos recopilados en reunion del 13 de marzo 2026 con el equipo comercial.

Pipeline de febrero 2026
28 negocios cerrados
6-7 formalizados
~25% tasa de formalizacion — el resto del proceso toma hasta 1 mes
02

El Flujo Actual

Automatizable (agente)
Automatizable (skill)
Depende del cliente
Manual (vendedor)
Bloqueado (sin API)
Completado
flowchart TD SI["Cliente dice SI"] F1["Envio formulario\n(72 preguntas, VILAF)"] F2["Cliente llena formulario\n(20 min a 3 dias)"] SG["Consulta SAGRILAF\n(3-4 min)"] SG_OK{SAGRILAF OK?} SG_FAIL["Listas restrictivas\nNo se puede vender"] VCH["Generar voucher de pago\n(ref. fiduciaria)"] FID{Fiduciaria?} BC["Bancolombia\n(matricular + vincular)"] CC["CreditCorp\n(ingreso con negocio)"] PAG["Cliente paga separacion"] SC["Crear cliente en SINCO"] SV["Confirmacion venta SINCO\n(apto + plan pagos)"] CARP["Crear carpeta SharePoint"] CERR["CERRADO\n(vendedor gana comision)"] DOCS["Generar documentos:\npromesa, cotizacion, specs"] SIG["Montar en Signio\n+ enviar a firma"] FIRMA["Cliente revisa y firma\n(~1 semana)"] VINC["Vinculacion fiduciaria"] LEGAL["LEGALIZADO"] SI --> F1 F1 --> F2 F2 --> SG SG --> SG_OK SG_OK -->|Si| VCH SG_OK -->|No| SG_FAIL VCH --> FID FID -->|Majagua| BC FID -->|Bosque/Colina/PAlto| CC BC --> PAG CC --> PAG PAG --> SC SC --> SV SV --> CARP CARP --> CERR CERR --> DOCS DOCS --> SIG SIG --> FIRMA FIRMA --> VINC VINC --> LEGAL style SI fill:#fbbf24,color:#000,stroke:#d4a017 style F1 fill:#7b6cff,color:#fff,stroke:#6558e0 style F2 fill:#fbbf24,color:#000,stroke:#d4a017 style SG fill:#34d399,color:#000,stroke:#22b07a style SG_FAIL fill:#f87171,color:#fff,stroke:#dc2626 style VCH fill:#606070,color:#fff,stroke:#4a4a54 style BC fill:#606070,color:#fff,stroke:#4a4a54 style CC fill:#606070,color:#fff,stroke:#4a4a54 style PAG fill:#fbbf24,color:#000,stroke:#d4a017 style SC fill:#7b6cff,color:#fff,stroke:#6558e0 style SV fill:#606070,color:#fff,stroke:#4a4a54 style CARP fill:#34d399,color:#000,stroke:#22b07a style CERR fill:#34d399,color:#000,stroke:#22b07a style DOCS fill:#34d399,color:#000,stroke:#22b07a style SIG fill:#7b6cff,color:#fff,stroke:#6558e0 style FIRMA fill:#fbbf24,color:#000,stroke:#d4a017 style VINC fill:#f87171,color:#fff,stroke:#dc2626 style LEGAL fill:#34d399,color:#000,stroke:#22b07a

Click en cada paso para ver detalle

I Captura Del SI al formulario completo
1
Cliente Cliente dice SI +
Decision de compra tras negociacion con vendedor. Puede ser presencial o por telefono. A partir de aqui inicia el flujo de formalizacion.
2
Agente Envio formulario unificado
Manual Auto-envio
+
72 preguntas. Cumplimiento VILAF. Se envia link al cliente. Actualmente el vendedor lo manda por WhatsApp. Propuesta: auto-envio desde CRM al confirmar el SI.
3
Cliente Cliente llena formulario
20 min - 3 dias
+
Datos personales, financieros, documentos. Firma digital incluida. Eficiente: 20 min. Real: hasta 3 dias. Con follow-up automatico se puede reducir la espera.
4
Skill Consulta SAGRILAF
3-4 min Auto-trigger
+
Verificacion anti-lavado en listas restrictivas. Requiere firma del cliente. Propuesta: trigger automatico al completar formulario.
II Separacion Voucher y pago
5
Manual Generar voucher de pago
Validar API
+
Referencia fiduciaria para separacion. CreditCorp: numeros pre-asignados en Excel. Bancolombia: plataforma virtual, requiere matricular cliente.
6
Cliente Cliente paga separacion
Mismo dia
+
Majagua: $5M / Bosque: $2M / Colina: $1.5M. Generalmente paga el mismo dia que recibe el voucher.
III Registro SINCO y carpeta documental
7
Agente Crear cliente en SINCO
10 min Auto
+
Datos del comprador. Antes tardaban +1 semana, ahora ~10 min con incentivo de comisiones. Propuesta: inyectar JSON desde formulario automaticamente.
8
Manual Confirmacion de venta en SINCO
~10 min
+
Asociar cliente a proyecto + apartamento + plan de pagos. Lo hace el vendedor. Requiere criterio humano.
9
Skill Crear carpeta SharePoint
Manual Auto
+
Documentos: cedula, viabilidad, carta laboral, cesantias, soporte de pago. Auto-crear al completar creacion en SINCO. Estado: CERRADO (vendedor gana comision).
IV Documentacion Promesa, firma digital
10
Skill Generar documentos
15 min Auto-template
+
Promesa de compraventa, cotizacion, especificaciones, lista de precios, planos. Desde templates de SINCO con variables del negocio. Revision humana al final.
11
Agente Montar en Signio + enviar
Dias retraso Auto
+
Subir documentos a Signio, configurar destinatarios, enviar para firma digital. Actualmente se acumula dias o semanas.
V Cierre Firma y vinculacion
12
Cliente Cliente revisa y firma
~1 semana
+
Revision de promesa y documentos. La mayoria se toma ~1 semana. Con follow-up automatico (5 dias sin firmar) se puede reducir la espera.
13
Bloqueado Vinculacion fiduciaria
Sin API
+
CreditCorp o Bancolombia segun proyecto. No tienen API, proceso 100% manual. Bancolombia requiere matricular cliente primero.
LEGALIZADO
03

Plan de Automatizacion

Fase 1
Automatizacion core
3 oportunidades
Agente Formulario → SINCO -10 min + semanas
Agente Carga a Signio -dias retraso
Skill Carpeta SharePoint -paso manual
Fase 2
Generacion de promesa
1 oportunidad
Skill Auto-generar desde template SINCO Requiere revision humana
Pendiente
Por evaluar
8 items
Skill SAGRILAF automatico Por priorizar
Agente Follow-up automatico Por priorizar
Validar Voucher Bancolombia API o RPA?
Validar Vinculacion CreditCorp Dani valida
Validar Vinculacion Bancolombia Confirmaron sin API
N/A Negociacion Dominio del vendedor
N/A Vinculacion fiduciaria Sin APIs
N/A Revision de promesa Riesgo legal
04

Impacto en Tiempos

Metrica Actual Con automatizacion
Formalizacion completa Hasta 1 mes 1-2 semanas
Tiempo vendedor por formalizacion 2-3 horas 15-20 min
Creacion en SINCO 10 min - 1 semana Automatico
Carga documental Signio Manual, se acumula Automatico
Llenado formulario 20 min - 3 dias Igual + follow-up auto
Firma del cliente ~1 semana Igual + follow-up auto
05

Arquitectura de Agentes

Trigger de evento
Trigger de tiempo
Agente
Sin API (manual)
flowchart LR subgraph TRIGGERS["Triggers"] T1["Formulario completado"] T2["Pago confirmado"] T3["Docs listos"] T4["Sin respuesta"] end subgraph AGENTS["Agentes Pactar"] A1["Formalizacion\nOrquestador"] A2["Docs\nGenerador"] A3["Signio\nFirma digital"] A4["Follow-up\nSeguimiento"] end subgraph SYSTEMS["Sistemas"] S1["SINCO"] S2["SharePoint"] S3["Signio"] S4["WhatsApp / CRM"] S5["Fiduciarias"] end T1 --> A1 T2 --> A1 T3 --> A3 T4 --> A4 A1 --> S1 A1 --> S2 A1 --> A2 A2 --> S1 A2 --> A3 A3 --> S3 A4 --> S4 A1 -.->|Manual| S5 style T1 fill:#7b6cff,color:#fff,stroke:#6558e0 style T2 fill:#7b6cff,color:#fff,stroke:#6558e0 style T3 fill:#7b6cff,color:#fff,stroke:#6558e0 style T4 fill:#fbbf24,color:#000,stroke:#d4a017 style A1 fill:#1a1a1e,color:#e8e8ec,stroke:#7b6cff style A2 fill:#1a1a1e,color:#e8e8ec,stroke:#34d399 style A3 fill:#1a1a1e,color:#e8e8ec,stroke:#34d399 style A4 fill:#1a1a1e,color:#e8e8ec,stroke:#fbbf24 style S5 fill:#1a1a1e,color:#f87171,stroke:#f87171
Orquestador Formalizacion
Escucha eventos (formulario completado, pago confirmado) y coordina los demas agentes. Crea cliente en SINCO y carpeta en SharePoint.
Triggers: formulario, pago
Generador Docs
Genera promesa, especificaciones, cotizacion y lista de precios desde templates de SINCO. Entrega docs al Agente Signio.
Sistemas: SINCO, SharePoint
Firma Signio
Sube documentos a Signio, configura destinatarios y envia para firma digital del cliente.
Trigger: docs listos
Seguimiento Follow-up
Envia recordatorios por WhatsApp. 48h para formulario, 72h para pago, 5 dias para firma.
Trigger: sin respuesta
06

Que Sigue

Acciones pendientes
Validar con SINCO la creacion automatica desde formulario (JSON injection)
Pedro / equipo tech
Estadistica de clientes gestionados por vendedor (PayDrive, SINCO, WhatsApp)
Dani
Distribucion de visitas hora a hora, dia por dia (mapa de calor)
Dani
Validar con CreditCorp y Bancolombia cargas masivas
Dani
Validar con Signio hasta donde se puede automatizar
Pedro / Dani
Preguntas abiertas
? Cual es la tasa de desercion entre envio de formulario y llenado?
? Se puede crear en SINCO al momento de llenado de formulario (antes del pago)?
? CreditCorp acepta carga masiva de alguna forma?
? Que tan configurable es la API de Signio?
? Cuantos clientes en cada estado maneja realmente cada vendedor?
? El agente AI (Bitucha) puede absorber consultas del cliente post-venta?