Actualizado 17 mar 2026 · Pedro, Edwin, Daniela

Legalizacion
Comercial

Proceso de formalizacion del cliente, desde el SI hasta la vinculacion fiduciaria. Mapeo del flujo actual y plan de automatizacion.

01

El Problema

Datos recopilados en reunion del 13 de marzo 2026 con el equipo comercial.

Pipeline de febrero 2026
28 negocios cerrados
6-7 formalizados
~25% tasa de formalizacion — el resto del proceso toma hasta 1 mes
02

El Flujo Actual

Automatizable (agente)
Automatizable (skill)
Depende del cliente
Manual (vendedor)
Bloqueado (sin API)
Completado
flowchart TD SI["Cliente dice SI"] F1["Envio formulario\n(72 preguntas, VILAF)"] F2["Cliente llena formulario\n(20 min a 3 dias)"] SG["Consulta SAGRILAF\n(3-4 min)"] SG_OK{SAGRILAF OK?} SG_FAIL["Listas restrictivas\nNo se puede vender"] VCH["Generar voucher de pago\n(ref. fiduciaria)"] FID{Fiduciaria?} BC["Bancolombia\n(matricular + vincular)"] CC["CreditCorp\n(ingreso con negocio)"] PAG["Cliente paga separacion"] SC["Crear cliente en SINCO"] SV["Confirmacion venta SINCO\n(apto + plan pagos)"] CARP["Crear carpeta SharePoint"] CERR["CERRADO\n(vendedor gana comision)"] DOCS["Generar documentos:\npromesa, cotizacion, specs"] SIG["Montar en Signio\n+ enviar a firma"] FIRMA["Cliente revisa y firma\n(~1 semana)"] VINC["Vinculacion fiduciaria"] LEGAL["LEGALIZADO"] SI --> F1 F1 --> F2 F2 --> SG SG --> SG_OK SG_OK -->|Si| VCH SG_OK -->|No| SG_FAIL VCH --> FID FID -->|Majagua| BC FID -->|Bosque/Colina/PAlto| CC BC --> PAG CC --> PAG PAG --> SC SC --> SV SV --> CARP CARP --> CERR CERR --> DOCS DOCS --> SIG SIG --> FIRMA FIRMA --> VINC VINC --> LEGAL style SI fill:#fef3c7,color:#92400e,stroke:#c88a0a style F1 fill:#ede9fe,color:#4c1d95,stroke:#6356e5 style F2 fill:#fef3c7,color:#92400e,stroke:#c88a0a style SG fill:#d1fae5,color:#065f46,stroke:#16a76a style SG_FAIL fill:#fee2e2,color:#991b1b,stroke:#dc3545 style VCH fill:#f0f0f4,color:#5c5c72,stroke:#8e8ea0 style BC fill:#f0f0f4,color:#5c5c72,stroke:#8e8ea0 style CC fill:#f0f0f4,color:#5c5c72,stroke:#8e8ea0 style PAG fill:#fef3c7,color:#92400e,stroke:#c88a0a style SC fill:#ede9fe,color:#4c1d95,stroke:#6356e5 style SV fill:#f0f0f4,color:#5c5c72,stroke:#8e8ea0 style CARP fill:#d1fae5,color:#065f46,stroke:#16a76a style CERR fill:#d1fae5,color:#065f46,stroke:#16a76a style DOCS fill:#d1fae5,color:#065f46,stroke:#16a76a style SIG fill:#ede9fe,color:#4c1d95,stroke:#6356e5 style FIRMA fill:#fef3c7,color:#92400e,stroke:#c88a0a style VINC fill:#fee2e2,color:#991b1b,stroke:#dc3545 style LEGAL fill:#d1fae5,color:#065f46,stroke:#16a76a

Click en cada paso para ver detalle

I Captura Del SI al formulario completo
1
Cliente Cliente dice SI +
Decision de compra tras negociacion con vendedor. Puede ser presencial o por telefono. A partir de aqui inicia el flujo de formalizacion.
2
Agente Envio formulario unificado
Manual → Auto-envio
+
Actualmente 72 preguntas. Decision (17 mar): segmentar en bloques de ~10 min. Paso 1: foto cedula + datos basicos → SAGRILAF → voucher → pago. Resto de info despues. Pendiente: validar con Jose (compliance) datos minimos por paso.
3
Cliente Cliente llena formulario
20 min - 3 dias
+
Datos personales, financieros, documentos. Firma digital incluida. Eficiente: 20 min. Real: hasta 3 dias. Con follow-up automatico se puede reducir la espera.
4
Skill Consulta SAGRILAF
3-4 min → Auto-trigger
+
Verificacion anti-lavado en listas restrictivas. Confirmado (17 mar): proveedor Risk International tiene API (costo adicional). Edwin tiene la info. Trigger automatico al recibir cedula.
II Separacion Voucher y pago
5
Manual Generar voucher de pago
Validar API
+
Referencia fiduciaria para separacion. Bancolombia (Majagua): amigable y rapida, matricular con cedula en plataforma. CreditCorp (Bosque/Colina/PAlto): Dani tiene encargos pre-asignados en PDF. Vinculacion tediosa (~40 min), token del cliente solo llega 20% de las veces → 2 dias de demora.
6
Cliente Cliente paga separacion
Mismo dia
+
Majagua: $5M / Bosque: $2M / Colina: $1.5M. Generalmente paga el mismo dia que recibe el voucher.
III Registro SINCO y carpeta documental
7
Agente Crear cliente en SINCO
10 min → Auto
+
Decision (17 mar): crear automaticamente y notificar al vendedor para revision. Sin aprobacion previa. Validacion con foto de cedula (frente+reverso) via OCR/AI para prevenir errores de cedula que son dificiles de corregir en SINCO.
8
Manual Confirmacion de venta en SINCO
~10 min
+
Asociar cliente a proyecto + apartamento + plan de pagos. Propuesta (17 mar): auto-generar cotizacion desde Datamart (inventario con disponibles) + plan de pagos estandar. Vendedor solo ajusta subsidios, CDT, primas.
9
Skill Crear carpeta SharePoint
Manual → Auto
+
Documentos: cedula, viabilidad, carta laboral, cesantias, soporte de pago. Auto-crear al completar creacion en SINCO. Estado: CERRADO (vendedor gana comision).
IV Documentacion Promesa, firma digital
10
Skill Generar documentos
15 min → Auto-template
+
Promesa de compraventa, cotizacion, especificaciones, lista de precios, planos. Desde templates de SINCO con variables del negocio. Revision humana al final.
11
Agente Montar en Signio + enviar
Dias retraso → Auto
+
Subir documentos a Signio, configurar destinatarios, enviar para firma digital. Actualmente se acumula dias o semanas.
V Cierre Firma y vinculacion
12
Cliente Cliente revisa y firma
~1 semana
+
Revision de promesa y documentos. La mayoria se toma ~1 semana. Con follow-up automatico (5 dias sin firmar) se puede reducir la espera.
13
Bloqueado Vinculacion fiduciaria
Sin API
+
CreditCorp o Bancolombia segun proyecto. Sin API. Bancolombia: amigable, rapida. CreditCorp: ~40 min, problema del token (solo 20% de clientes lo entrega a tiempo). Para Colina se puede vincular en paralelo con firma; para Majagua hay que esperar firma primero.
✓
LEGALIZADO
03

Plan de Automatizacion

Fase 1
Automatizacion core
6 oportunidades
Agente Formulario segmentado (~10 min bloques) -friccion cliente
Agente Captura cedula + validacion OCR/AI -errores SINCO
Agente Formulario → SINCO (auto, sin aprobacion) -10 min + semanas
Skill SAGRILAF via API (Risk International) -olvidos + auto-trigger
Agente Carga a Signio -dias retraso
Skill Carpeta SharePoint -paso manual
Fase 2
Documentos y cotizacion
2 oportunidades
Skill Promesa auto-generada desde template SINCO Requiere revision humana
Agente Cotizacion auto desde Datamart + plan pagos estandar Vendedor ajusta subsidios/CDT
Pendiente
Por evaluar
7 items
Agente Follow-up automatico Por priorizar
Validar Voucher Bancolombia API o RPA?
Validar Vinculacion CreditCorp Dani valida
Validar Vinculacion Bancolombia Confirmaron sin API
N/A Negociacion Dominio del vendedor
N/A Vinculacion fiduciaria Sin APIs
N/A Revision de promesa Riesgo legal
04

Impacto en Tiempos

Metrica Actual Con automatizacion
Formalizacion completa Hasta 1 mes 1-2 semanas
Tiempo vendedor por formalizacion 2-3 horas 15-20 min
Creacion en SINCO 10 min - 1 semana Automatico
Carga documental Signio Manual, se acumula Automatico
Llenado formulario 20 min - 3 dias Igual + follow-up auto
Firma del cliente ~1 semana Igual + follow-up auto
05

Arquitectura de Agentes

Trigger de evento
Trigger de tiempo
Agente
Sin API (manual)
flowchart LR subgraph TRIGGERS["Triggers"] T1["Formulario completado"] T2["Pago confirmado"] T3["Docs listos"] T4["Sin respuesta"] end subgraph AGENTS["Agentes Pactar"] A1["Formalizacion\nOrquestador"] A2["Docs\nGenerador"] A3["Signio\nFirma digital"] A4["Follow-up\nSeguimiento"] end subgraph SYSTEMS["Sistemas"] S1["SINCO"] S2["SharePoint"] S3["Signio"] S4["WhatsApp / CRM"] S5["Fiduciarias"] end T1 --> A1 T2 --> A1 T3 --> A3 T4 --> A4 A1 --> S1 A1 --> S2 A1 --> A2 A2 --> S1 A2 --> A3 A3 --> S3 A4 --> S4 A1 -.->|Manual| S5 style T1 fill:#ede9fe,color:#4c1d95,stroke:#6356e5 style T2 fill:#ede9fe,color:#4c1d95,stroke:#6356e5 style T3 fill:#ede9fe,color:#4c1d95,stroke:#6356e5 style T4 fill:#fef3c7,color:#92400e,stroke:#c88a0a style A1 fill:#ffffff,color:#1a1a2e,stroke:#6356e5 style A2 fill:#ffffff,color:#1a1a2e,stroke:#16a76a style A3 fill:#ffffff,color:#1a1a2e,stroke:#16a76a style A4 fill:#ffffff,color:#1a1a2e,stroke:#c88a0a style S5 fill:#fee2e2,color:#991b1b,stroke:#dc3545
Fase 1 Preparacion
Trigger: deal pasa a "Ganado" en Pipedrive. Envia formulario segmentado (pre-llenado), ejecuta SAGRILAF (API Risk International), valida cedula con OCR, genera voucher, crea comprador en SINCO (auto, sin aprobacion), crea carpeta SharePoint.
Trigger: Pipedrive "Ganado"
Fase 2 Docs
Genera promesa de compraventa, carta de instrucciones, cotizacion (desde Datamart + plan pagos estandar), specs desde templates SINCO.
Sistemas: SINCO, Datamart
Fase 2 Signio
Sube documentos a Signio, configura destinatarios y envia para firma digital del cliente.
Trigger: docs listos
Fase 2 Cumplimiento
Orquesta tramites SINCO post-firma: registra SAGRILAF, promesa firmada, carta instrucciones. Coordina vinculacion fiduciaria (Paso 1: vinculacion + aprobacion, Paso 2: sub-vinculacion). Sincroniza estado a Pipedrive.
SINCO es source of truth
Transversal Follow-up
Envia recordatorios por WhatsApp. 48h para formulario, 72h para pago, 5 dias para firma. Potencial: follow-up agresivo para token CreditCorp.
Trigger: sin respuesta
06

Etapas Pipedrive

Confirmado con Daniela (17 mar). Los vendedores mueven los embudos manualmente.

Etapa Trigger
Opcionado Cliente dice "si", intencion de compra
Cierre Cliente paga separacion
Ganado Creado en SINCO + carpeta SharePoint → correo al cliente
07

Que Sigue

Edwin
Segmentar formulario: definir datos minimos por paso. Validar con Jose (compliance) cuales son mandatorias y cuando
17 mar
Obtener documentacion API Risk International (compliance/listas restrictivas)
17 mar
Confirmar campos pendientes con SINCO (Proyecto, CIIU, Pasivos)
13 mar
Integrar captura foto cedula (frente+reverso) en formulario segmentado + validacion OCR/AI
17 mar
Automatizar cotizacion usando Datamart + plan de pagos estandar
17 mar
Definir triggers Pipedrive para disparar procesos automaticos
17 mar
Configurar webhook de Pipedrive para etapa "Ganado"
13 mar
Validar API de tramites SINCO (Paso 1, Paso 2 vinculacion fiduciaria)
13 mar
Validar con SINCO la creacion automatica desde formulario
13 mar
Validar con Signio automatizacion de carga
13 mar
Precargar catalogos SINCO en N8N (workflow inicial)
16 mar
Implementar logica de duplicados antes de POST
16 mar
Mapear campos de Pipedrive disponibles para pre-llenar formulario
16 mar
Dani
Validar con CreditCorp cargas masivas
13 mar
Estadistica de clientes gestionados por vendedor (mapa de calor)
13 mar
Preguntas abiertas
? Como resolver el problema del token CreditCorp? Solo 20% lo entrega a tiempo 17 mar
? Que datos minimos necesita compliance (Jose) para segmentar el formulario? 17 mar
? Se puede firmar habeas data por WhatsApp? 17 mar
? Se puede crear negocio automatico con plan pagos estandar del Datamart? 17 mar
? Que tan configurable es la API de Signio? 13 mar
? El agente AI (Bitucha) puede absorber consultas del cliente post-venta? 13 mar
08

Changelog

Fecha Cambio
17 mar 2026 Reunion seguimiento con Edwin y Daniela. Decisiones: segmentar formulario en bloques ~10 min, captura foto cedula con OCR/AI, crear SINCO automatico sin aprobacion, SAGRILAF tiene API (Risk International), automatizar cotizacion via Datamart. Etapas Pipedrive confirmadas. Arquitectura actualizada a Preparacion + Cumplimiento. CreditCorp: problema del token documentado.
16 mar 2026 Conocimiento consolidado: flujo detallado, mapeo SINCO (35 campos), catalogos, fiduciarias. Arquitectura de agentes: Pipedrive "Ganado" como trigger, SINCO como sistema de cumplimiento (4 tramites), agente partido en Preparacion + Cumplimiento.
13 mar 2026 Creacion inicial desde reunion con Daniela (coordinadora comercial). Flujo completo mapeado, oportunidades clasificadas, sistemas involucrados identificados.